Re-integratie bij overbelasting: wat jij kunt doen als leidinggevende

Re-integreren vraagt van zowel medewerker als organisatie inzet en vertrouwen.
In mijn werk als coach heb ik veel medewerkers én leidinggevenden begeleid tijdens dit proces.
Wat me daarbij opvalt: beiden willen hetzelfde — herstel en duurzame terugkeer — maar ervaren dat proces vaak heel verschillend.

In deze blog deel ik wat in de praktijk goed werkt: inzichten en ervaringen van mensen die re-integreerden, én van leidinggevenden die hen daarin begeleidden.

Begin met realistisch verwachtingsmanagement

Re-integratie start vaak al terwijl herstel nog in volle gang is.
In deze overgangsfase draait het niet om productiviteit, maar om arbeidsgewenning: opnieuw wennen aan structuur, prikkels en sociale situaties.

Re-integreren is voor de medewerkere veelal een proces van vallen en opstaan en gaandeweg weer vertrouwen krijgen in dat ‘hij/zij het weer aan kan’. Wat voor jou als leidinggevende misschien een kleine stap lijkt bij (start van) de re-integratie, kan voor de medewerker een grote drempel zijn.

Denk aan:

• de reis met het OV of de auto naar de werklocatie (het zien van het gebouw kan al spannend zijn),

• binnenlopen op locatie en collega’s tegenkomen,

• het gesprek met degene die het werk heeft overgenomen,

• of de spanning van weer gezien worden.

En niet te vergeten: ook jij als leidinggevende kunt onbedoeld een trigger zijn — simpelweg omdat je symbool staat voor werk of verwachtingen.
Het helpt om je daarvan bewust te zijn, zonder er krampachtig mee om te gaan. Je kunt denken: dit hoort bij het proces; ik blijf rustig, aanwezig en duidelijk.

Wat helpt in deze fase

• Het advies van de bedrijfsarts is de leidraad.
  Vraag hoe de medewerker dit advies ervaart en of hij of zij zich erin kan vinden.
  Stimuleer dat de medewerker regie neemt en stel oplossingsgerichte vragen, zoals:
  Wat helpt jou om deze stap haalbaar te maken?

• Gaat het in jouw beleving te traag?
  Ga in gesprek vanuit je rol als leidinggevende: “Vanuit mijn rol als leidinggevende heb ik te bewaken dat we voortgang houden. Hoe kunnen we dat samen doen, op een manier die voor jou haalbaar blijft?”

• Maak onderscheid tussen je persoonlijke beleving en je professionele rol.
  Misschien vind je dat iemand zich aanstelt, of voel je ongeduld omdat jij gewend bent om vooral dóór te gaan. Dat is menselijk — maar in je professionele rol gaat het erom het proces te bewaken, niet om je eigen herstelstijl als maatstaf te nemen.

• Bied rust, voorspelbaarheid en waardering.
  Wees duidelijk over het doel van de eerste fase: het gaat om oefenen met prikkels, ritme en structuur — niet om presteren. Zorg dat afspraken helder zijn en nagekomen worden.

• Stem af en geef duidelijkheid.
  Overleg waar nodig met de bedrijfsarts of coach, en wees transparant richting de medewerker over gemaakte afspraken. Zorg ook dat duidelijk is bij wie de medewerker tijdens de re-integratie terechtkan met vragen — bij jou, of bij een vaste collega of buddy. Als jij niet altijd bereikbaar bent, regel een back-up.

• Arbeidstherapeutische inzet.
  Soms werkt de medewerker tijdelijk op arbeidstherapeutische basis: lichte taken, lage frequentie, zonder formele werkhervatting. Leg kort uit wat dit betekent, zodat helder is of iemand (deels) ziekgemeld blijft. Ook dit is waardevol: het biedt ruimte om te oefenen zonder prestatiedruk en helpt het vertrouwen stap voor stap te laten groeien.

Wet verbetering Poortwachter: samen het proces vormgeven

Een belangrijk onderdeel in deze fase is het plan van aanpak vanuit de Wet verbetering Poortwachter (WvP).
Deze wet is bedoeld om langdurig verzuim te voorkomen en samenwerking tussen medewerker, leidinggevende en bedrijfsarts te versterken.

In het plan van aanpak leg je samen de afspraken vast over de re-integratie, zoals:

• Werkuren: hoeveel, wanneer, thuis of op locatie?

• Taken: waarmee start de medewerker, wat is op dit moment nog te veel?

• Evaluaties: plan deze direct in, zodat iedereen weet wanneer er wordt bijgestuurd.

• Contactpersoon: wie bewaakt de voortgang en communicatie?

• Contactpersoon: wie bewaakt de voortgang en communicatie?

Zo zorg je ervoor dat de opbouw realistisch blijft en het proces helder is voor iedereen — in lijn met de wet, maar vooral afgestemd op de mens achter het herstel.

Contact tijdens re-integratie: waar op te letten

Contact is belangrijk, maar kan ook spanning oproepen.
Het kan voelen als verantwoording afleggen — terwijl jouw intentie juist steunend is.

Wat helpt:

• Bespreek wanneer en hoe jullie contact hebben.
  Bijvoorbeeld een kort telefoongesprek op een vast moment of een e-mailupdate aan het einde van de week.

• Wees duidelijk over het doel van het contact: informeren, meedenken of evalueren.
  Houd het concreet en gericht op het proces.

• Stel open vragen:
  Wat ging goed deze week? Waar liep je tegenaan? Wat zou kunnen helpen? Wat heb je van mij nodig?

• Kies bewust de locatie voor live-afspraken: op kantoor of liever op neutraal terrein.
  Zeker in de beginfase kan een neutrale plek rustiger en veiliger aanvoelen.

• Zit de bedrijfsarts op locatie?
  Geef vooraf aan waar dit is, wat iemand kan verwachten en of online deelname mogelijk is.
  Check altijd wat de medewerker prettig vindt.

Zo houd je het contact steunend en overzichtelijk — en verklein je de kans op spanning of misverstanden.

Houd het team goed geïnformeerd

Heldere communicatie binnen het team voorkomt onrust en onbedoelde druk.

Informeer collega’s kort en feitelijk over wat er is afgesproken:
bijvoorbeeld over aanwezigheid (“de komende weken komt hij alleen voor korte momenten langs”) of over taken (“bij vragen over werk kom je naar mij, niet naar de medewerker”).

Zo weten collega’s waar ze aan toe zijn en voelt de medewerker zich beschermd.

Herinner het team eraan dat goedbedoelde vragen of opmerkingen soms te veel kunnen zijn.
Een kort vriendelijk contactmoment is prima — maar inhoudelijke werkvragen lopen via de leidinggevende.

De rol van coaching

Een onafhankelijke coach kan in deze fase veel betekenen.
Niet alleen voor de medewerker, maar ook voor de samenwerking tussen alle betrokkenen.

Een coach helpt om:

• re-integratieafspraken goed uit te voeren, zoals over uren, taken en verantwoordelijkheden;

• onderliggende patronen te herkennen die herstel of samenwerking belemmeren;

• grenzen te (h)erkennen en te leren aangeven;

• meer te voelen in plaats van te moeten, en ruimte te creëren tussen moeten, willen en kunnen;

• tijdig stagnatie in de opbouw te signaleren, zodat bijsturen mogelijk blijft;

• de communicatie en samenwerking tussen medewerker, leidinggevende en bedrijfsarts te versterken.

Een goed voorbereid driegesprek (coach – medewerker – leidinggevende) helpt om verwachtingen te verhelderen, spanning te verminderen en gezamenlijk richting te geven aan de volgende fase van re-integratie.

Een zorgvuldig begeleide re-integratie vraagt om geduld, afstemming en vertrouwen — van alle betrokkenen.
Wanneer die basis er is, groeit de kans op duurzame werkhervatting aanzienlijk.

Tot slot

Re-integratie is geen rechtlijnig proces.
Soms vraagt het om gas terug, soms kan er een stapje bij.

Wat telt, is vertrouwen, maatwerk en open en waarderende communicatie.
Zo bouw je samen aan duurzame werkhervatting — in het tempo dat past bij de medewerker én de organisatie.

Wil je als leidinggevende de medewerker ondersteunen met praktische informatie?
Deze blogs kun je eventueel doorsturen:

• Eerste hulp bij ziekmelding door overbelasting

• Wat vertel je in het eerste gesprek met de bedrijfsarts of leidinggevende?

• Grip op je energie tijdens re-integratie

Over Esther

Met 25 jaar ervaring in stressherstel (opgeleid als CSR-stresscoach), re-integratie en coaching begeleid ik zowel medewerkers als organisaties bij herstel en duurzame werkhervatting.
Ik beweeg me zorgvuldig in de drie- of vierhoek van medewerker, leidinggevende, bedrijfsarts en verzuimspecialist — met oog voor ieders belang en ieders tempo.

Daarnaast ben ik NOLOC-erkend loopbaanprofessional.